以下為薪酬檔案管理制度范本，結(jié)合企業(yè)實(shí)踐與法規(guī)要求制定，適用于規(guī)范薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、保管、保密及調(diào)閱流程。制度涵蓋管理范圍、職責(zé)分工、操作規(guī)范及責(zé)任追究等內(nèi)容，可依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整使用。
薪酬檔案管理制度
第一章 總則
第一條 目的
為規(guī)范薪酬檔案管理，確保薪酬數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可追溯性，維護(hù)企業(yè)與員工合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》及企業(yè)薪酬管理制度，特制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于公司全體員工薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、存儲(chǔ)、查閱及銷毀等全流程管理。
第二章 管理范圍與內(nèi)容
第三條 薪酬檔案定義
薪酬檔案是指記錄員工薪酬信息的載體，包括但不限于：
1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：工資表、獎(jiǎng)金表、績(jī)效工資核算表、補(bǔ)貼/津貼明細(xì)；
2. 審批文件：薪酬調(diào)整審批單、崗位定級(jí)表、特殊津貼協(xié)議；
3. 計(jì)算依據(jù)：績(jī)效考核結(jié)果、考勤記錄、社保公積金繳納憑證；
4. 電子數(shù)據(jù)：HR系統(tǒng)薪酬報(bào)表、電子工資條、加密存儲(chǔ)的薪酬數(shù)據(jù)庫。
第四條 歸檔時(shí)效
薪酬數(shù)據(jù)按月歸檔，于次月10日前完成紙質(zhì)與電子檔案同步（遇節(jié)假日順延）。
第三章 職責(zé)分工
第五條 人力資源部職責(zé)
1. 薪酬崗：負(fù)責(zé)薪酬數(shù)據(jù)的編制、校驗(yàn)、歸檔及電子系統(tǒng)權(quán)限管理；
2. 檔案崗：負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案分類存儲(chǔ)、借閱登記及定期銷毀。
第六條 財(cái)務(wù)部職責(zé)
1. 審核薪酬發(fā)放金額與審批一致性；
2. 保管薪酬銀行轉(zhuǎn)賬憑證（至少5年）。
第七條 信息技術(shù)部職責(zé)
1. 維護(hù)薪酬系統(tǒng)安全，設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限與操作日志；
2. 實(shí)施電子數(shù)據(jù)加密（如SM4算法）及區(qū)塊鏈存證。
第四章 歸檔與保管規(guī)范
第八條 紙質(zhì)檔案管理
1. 存儲(chǔ)要求：獨(dú)立檔案室，雙鎖管理（人力資源部與行政部各持一鑰）；
2. 分類編碼：按部門-年度-月份編號(hào)（如“HR-2025-05”），保存期≥5年。
第九條 電子檔案管理
1. 系統(tǒng)權(quán)限：
2. 安全措施：
第五章 查閱與保密要求
第十條 調(diào)閱審批流程
| 申請(qǐng)人類別 | 可查閱范圍 | 審批流程 |
|||-|
| 員工 | 本人薪酬數(shù)據(jù) | 線上申請(qǐng)自動(dòng)授權(quán) |
| 部門主管 | 本部門匯總數(shù)據(jù) | 人力資源部經(jīng)理審批 |
| 高管/審計(jì) | 全公司數(shù)據(jù) | 總經(jīng)理書面批準(zhǔn) |
第十一條 保密義務(wù)
1. 所有接觸薪酬數(shù)據(jù)者需簽訂《薪酬保密協(xié)議》；
2. 泄露薪酬數(shù)據(jù)者：
第六章 電子化管理與銷毀
第十二條 系統(tǒng)管理規(guī)范
1. 權(quán)限回收：?jiǎn)T工調(diào)崗/離職后，30分鐘內(nèi)關(guān)閉薪酬系統(tǒng)權(quán)限；
2. 數(shù)據(jù)清理：IT部門監(jiān)督格式化本地存儲(chǔ)設(shè)備，確保無殘留。
第十三條 檔案銷毀
1. 紙質(zhì)檔案：保存期滿后，經(jīng)薪酬管理委員會(huì)批準(zhǔn)，碎紙機(jī)銷毀并記錄；
2. 電子檔案：系統(tǒng)標(biāo)記為“只讀”，5年后徹底刪除。
第七章 監(jiān)督與改進(jìn)
第十四條 定期審計(jì)
每半年由審計(jì)部抽查薪酬檔案：
第十五條 違規(guī)處理
違反本制度者，按《員工獎(jiǎng)懲管理辦法》追責(zé)，并納入績(jī)效考核。
附件
1. 《薪酬檔案歸檔清單》：明確需歸檔文件類別與責(zé)任人；
2. 《薪酬保密協(xié)議范本》：細(xì)化保密內(nèi)容、違約金標(biāo)準(zhǔn)（參考）；
3. 《薪酬檔案借閱登記表》：記錄調(diào)閱時(shí)間、內(nèi)容、審批人。
> 說明：本制度經(jīng)薪酬管理委員會(huì)審議通過后生效，修訂需人力資源部提案并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
> 政策依據(jù)：
關(guān)鍵操作要點(diǎn)提示
1. 權(quán)限隔離：薪酬編制崗與檔案管理崗不得兼任，避免數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險(xiǎn)；
2. 技術(shù)保障：優(yōu)先選用支持動(dòng)態(tài)脫敏（如利唐i人事系統(tǒng)）的數(shù)字化工具；
3. 法律銜接：保密協(xié)議需明確違約金計(jì)算基準(zhǔn)（不超過年薪30%），確保可執(zhí)行性。
企業(yè)可根據(jù)規(guī)模選用配套工具：
中大型企業(yè)：利唐i人事/薪人薪事等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)權(quán)限自動(dòng)回收與區(qū)塊鏈存證。
轉(zhuǎn)載：http://www.caprane.cn/zixun_detail/447135.html